Casestudy
Geautomatiseerde planningsmails voor lesbezetting
De boekingskalender wordt vier dagen per week automatisch gecheckt — het team krijgt één duidelijke mail met precies de lessen die een helper nodig hebben
Overzicht
Lessen bezet houden betekende elke dag de boekingskalender openen, per les kijken of er nog helperplekken open stonden en een mail naar het team schrijven — klein werk, maar het moest élke dag gebeuren, anders stond een les onderbezet. Wij bouwden een geplande workflow die inlogt op het boekingsplatform, de actuele lesbezetting uitleest, de lessen filtert die nog een helper nodig hebben en het team één overzichtelijke mail stuurt, gegroepeerd per dag: tijd, locatie en niveau voor elke open plek. De verzoeken gaan nu vier dagen per week de deur uit zonder dat iemand de kalender aanraakt.
De uitdaging
Probleem: Het boekingsplatform liet zien welke lessen helpers nodig hadden — maar alleen als iemand eraan dacht om te kijken. Op drukke dagen schoot de dagelijkse check er makkelijk bij in, en een gemiste check betekende een onderbezette les.
Zo werkt het
Een geplande job leest een boekingsplatform zonder API via een ingelogde headless browser en vertaalt de lesbezetting naar één heldere planningsmail.
Technische uitwerking
Ingelogde headless capture
Het boekingsplatform heeft geen API, dus logt een Browserless headless browser in met sessiegegevens en legt de actuele bezettingspagina vast — precies wat iemand anders met de hand zou checken.
HTML-parsing & normalisatie
Een codestap zet de vastgelegde pagina om in gestructureerde data: lestijd, locatie en niveau — genormaliseerd, zodat dezelfde les altijd hetzelfde in de mail staat.
Alleen wat actie vraagt
Alleen lessen met een open helperplek komen in de mail. Volledig bezette dagen leveren een kortere mail op — nooit ruis over lessen die al gedekt zijn.
Leesbare e-mailopmaak
De workflow bouwt een nette HTML-mail, gegroepeerd op datum, zodat het team de open plekken van de week in seconden scant en er direct één kan oppakken.
Belangrijkste functies
- Draait automatisch van maandag t/m donderdag om 12:00
- Logt in op het boekingsplatform zonder API
- Leest de actuele lesbezetting van de week uit
- Haalt per les tijd, locatie en niveau op
- Neemt alleen lessen op die nog een helper zoeken
- Stuurt één duidelijke mail per dag naar de teamlijst
Ook zo'n systeem nodig?
Vertel ons waar het werk vastloopt — in één gesprek hoor je wat er nodig is om dat op te lossen.
Impact
Gebruikte technologie
Wat het oplevert
- Geen onderbezette les meer door een gemiste check
- De dagelijkse kalenderklus verdwijnt volledig
- Het team ziet alleen wat écht actie vraagt
- Consistente, tijdige verzoeken maken de helperroutine betrouwbaar