Casestudy
Van boekingsbevestiging naar automatische lifecycle-marketing
We overbrugden het gat tussen een boekingsplatform zonder API en een volledig geautomatiseerde Klaviyo-onboarding
Overzicht
Onze klant verkoopt cursussen via een boekingsplatform zonder API. Elke nieuwe boeking betekende dus handmatig overtypen en welkomstmails die met de hand werden ingepland. Wij bouwden een workflow die de bevestigingsmails van het platform als databron gebruikt: elke mail wordt geparsed naar gestructureerde velden, het CRM wordt bijgewerkt en de klant belandt in de juiste Klaviyo-welkomstflow — automatisch, op het moment van betalen. Dat scheelt zo'n zeven uur handmatige invoer per maand, en geen enkele klant mist nog z'n onboarding.
De uitdaging
Probleem: De boekingsdata zat opgesloten in een extern platform zonder API. Medewerkers typten elke bevestiging handmatig over in een sheet, tagden klanten in Klaviyo en planden welkomstmails met de hand in — traag, foutgevoelig en makkelijk te vergeten, met gemiste onboarding en verloren betrokkenheid als gevolg.
Zo werkt het
Zonder API wordt de bevestigingsmail het integratiepunt: geparsed naar gestructureerde data die het CRM en de Klaviyo-flows aanstuurt.
Technische uitwerking
E-mail als API
Het cursusplatform heeft geen publieke API, dus de betalingsbevestigingen zijn de databron. Een Gmail-trigger vangt elke bevestiging op en JavaScript parseert die naar schone, gestructureerde velden — naam, niveau, cursus. Zo wordt een gesloten systeem een betrouwbare datafeed.
Eén bron van waarheid in Sheets
Elke geparste boeking wordt als rij weggeschreven naar een master-Google Sheet: een altijd actueel, controleerbaar overzicht van wie wat heeft geboekt — zonder handmatige invoer.
Event-gedreven Klaviyo-metrics
Een custom geauthenticeerde call stuurt een course_registration-event naar Klaviyo, zodat elke klant direct na betaling gesegmenteerd en gevolgd wordt — geen nachtelijke export, geen handmatige tags.
Gefaseerde welkomstflows
Een switch stuurt elke klant naar de juiste welkomstflow per niveau, plant reminders op basis van het aantal weken tot de cursusstart en geeft daarna toegang tot de community — een complete onboarding, volledig geautomatiseerd.
Belangrijkste functies
- Houdt de inbox in de gaten voor boekingsbevestigingen
- Parseert klant, cursus en niveau uit elke bevestiging
- Schrijft een schone rij naar de master-Google Sheet
- Stuurt een registratie-event naar Klaviyo
- Zet de klant in de juiste welkomstflow
- Plant reminders op basis van weken tot de start
- Geeft automatisch toegang tot de community
Ook zo'n systeem nodig?
Vertel ons waar het werk vastloopt — in één gesprek hoor je wat er nodig is om dat op te lossen.
Impact
Gebruikte technologie
Wat het oplevert
- Elke boeking direct en foutloos geregistreerd
- Geen klant mist nog z'n onboarding
- Schone segmentatie voor gerichte campagnes
- Omzet beschermd door tijdige lifecycle-communicatie